Software für Ordnungsämter
Sie wollen ihren Überblick über ihre Arbeitsaufträge und -abläufe im Ordnungsamt behalten? Dann reicht es in der vernetzten Welt nicht mehr, mit Spickzetteln und ohne ein unterstützendes Programm die facettenreichen ordnungsrechtlichen Aufgaben zu erfassen und abzuarbeiten.
Das Kommunale Meldesystem (KMS) ist die optimale Applikation und somit zentrale Anlaufstelle zur Organisation und Koordination ihrer Arbeitsaufträge und -abläufe im Zuständigkeitsbereich des Ordnungsamtes.
Unsere Fachsoftware ist speziell für die Aufgabenerfassung und Bearbeitung der vielfältigen Aufgaben einer Ordnungsbehörde konzipiert und steht als zentrale Anlaufstelle für die ordnungs- und zeitgemäße Erfassung und Verwaltung der dem Ordnungsamt zugehenden Arbeitsaufträge.
Vernetzung des Innen- und Außendienstes und vordefinierter Verwaltungsbereiche
Das KMS ist eine einzelfallbezogene, webbasierte Online-Lösung, welche konzipiert ist für die Kommunikation zwischen dem Innen- und Außendienst des Ordnungsamtes. Andere Sachgebiete der Verwaltung können jederzeit hinzugefügt und die Kommunikationswege zur Ordnungsbehörde individuell konfiguriert werden.
Zuständigkeiten können individuell einzelnen Personen (Sachbearbeitung) oder Gruppen / Teams zugeordnet werden.
Angelegte Arbeitsaufträge für den Außendienst wie auch für den Innendienst werden automatisch auf Wiedervorlage gesetzt. Durch individuell konfigurierbare Arbeitsebenen werden Weiterleitungen automatisiert an die verantwortlichen MitarbeiterInnen ausgelöst, sowie Arbeitsvorgänge erstellt bzw. abgeschlossen. Der Austausch von Anlagen (Bildmaterial, Dokumente beliebigen Formates) zwischen Außen- und Innendienst erleichtert die Sachbearbeitung und Nachhaltung.
Über die gesamten Auftrags- und Meldevorgänge werden chronologisch elektronische Vorgänge unter Beachtung datenschutzrechtlicher Vorschriften angelegt bzw. gelöscht.
Leistungsumfang
- Erfassung von Sachverhalten im kommunalen Meldesystem
- automatisierte Datenübermittlung des Arbeitsauftrages an den Außendienst bzw. Sachbearbeitung/Gruppe inkl. fallbezogener Daten, Bilder etc.
- Annahme direkt oder über Pool möglich.
- Einfache Anzeige des Bearbeitungsstandes
- Individuelle Zuweisung von Zuständigkeiten und Reihenfolge der Bearbeitung
- Eingabe der bearbeiteten Aufträge im Smartphone.
- Erfassung von Meldungen des Außendiensts per Smartphone, ggfs. Ergänzung durch Bilder.
- Übertragung an das KMS zur Weiterleitung der Meldung an den Innendienst bzw. anderer Sachgebiete der Verwaltung.
- Das interne Mailsystem gewährleistet den zeitnahen und sicheren Austausch der Sachverhalte zwischen KMS-Usern.
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